Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage des revidierten Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG, in Kraft seit 1. September 2023), insbesondere:

• Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 6 DSG)
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 5 DSG)
• Berechtigte Interessen des Anbieters (Art. 31 Abs. 1 DSG)

Bei der Registrierung:

• Name und Vorname (optional)
• E-Mail-Adresse (erforderlich)
• Passwort (verschlüsselt gespeichert, kein Klartextzugriff)
• Nutzersegment und gewählter Plan

Bei der Nutzung:

• Log-Daten: IP-Adresse, Browser-Typ, Zugriffszeitpunkt
• Interaktionsdaten: gesetzte Filter, gemerkte Firmen, gesendete Vorlagen
• Outreach-Pipeline: Bewerbungsentwürfe, Status-Tracking und zugehörige Notizen
• Zahlungsdaten: ausschliesslich über Stripe verarbeitet. Der Anbieter speichert keine Kreditkartennummern.

Lebenslauf (CV-Match, optional):

Wenn Sie den CV-Match nutzen, laden Sie Ihren Lebenslauf freiwillig hoch. Der Text wird einmalig durch einen KI-Dienst (Anthropic, USA) analysiert, um Branchen und Fähigkeiten zu erkennen. Das PDF wird weder auf unseren Servern noch bei Anthropic dauerhaft gespeichert. Gespeichert werden ausschliesslich die abgeleiteten, nicht-personenbezogenen Attribute (z.B. Branchenkürzel, Skill-Tags). Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

KI-generierte Anschreiben (optional):

Beim Erstellen eines Anschreibens werden Firmendaten (Name, Kanton, Mutationstyp, Handelsregister-Informationen) sowie die aus Ihrem Lebenslauf abgeleiteten Attribute an Anthropic Inc. (USA) übermittelt, um ein personalisiertes Anschreiben zu generieren. Die Übermittlung erfolgt nur auf Ihre aktive Anforderung hin. Die generierten Texte werden in Ihrer Outreach-Pipeline gespeichert und können jederzeit gelöscht werden.

Skill-First-CV (optional):

Wenn Sie die Skill-First-CV-Funktion nutzen, wird Ihr hochgeladener Lebenslauf durch einen KI-Dienst (Anthropic, USA) analysiert, um alternative CV-Varianten mit optimierter Skill-Darstellung zu erstellen. Dabei werden Lebenslauf-Text und zugehörige Stellendaten an Anthropic übermittelt. Die generierten Varianten werden in Ihrer Pipeline gespeichert und können jederzeit gelöscht werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung durch Auslösen der Funktion.

Akquise-Dossier (optional):

Beim Erstellen eines Akquise-Dossiers werden Firmendaten (Name, Kanton, Signal, Handelsregister-Informationen) sowie Ihr Freelancer-Profil an Anthropic Inc. (USA) übermittelt, um ein personalisiertes Briefing-Dokument zu erstellen. Die Übermittlung erfolgt nur auf aktive Anforderung. Erstellte Dossiers werden in Ihrer Pipeline gespeichert und können jederzeit gelöscht werden.

Newsletter (optional):

Wenn Sie sich für den HireAhead-Newsletter anmelden, wird Ihre E-Mail-Adresse an Buttondown (Buttondown, LLC, USA) übermittelt und dort für den E-Mail-Versand gespeichert. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an info@hireahead.ch abmelden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung.

Öffentliche Quelldaten (Handelsregister):

HireAhead verarbeitet öffentliche Daten aus dem Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) und dem Handelsregister (Zefix). Diese Daten sind gesetzlich zur Publikation bestimmt (HRegV Art. 10) und für jedermann einsehbar. Zur Anreicherung von Firmendaten ruft die Plattform die öffentliche Zefix-REST-API direkt im Browser des Nutzers auf.

Im Rahmen der Firmendaten werden auch Namen und Funktionen von Zeichnungsberechtigten (z.B. Geschäftsführer, Verwaltungsrat) angezeigt, wie sie im Handelsregister eingetragen sind. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse (Art. 31 Abs. 1 DSG): Die Darstellung öffentlicher Registerinformationen zum Zweck der Jobvermittlung und Geschäftsanbahnung ist verhältnismässig, da die Daten vom Gesetz zur Publikation vorgesehen sind. Betroffene Personen können der Darstellung ihrer Daten jederzeit per E-Mail an info@hireahead.ch widersprechen.

• Erbringung und Verbesserung des Dienstes
• Verwaltung des Nutzerkontos und Abrechnung
• E-Mail-Benachrichtigungen (nur mit Einwilligung oder im Rahmen der Vertragserfüllung)
• Analyse des Nutzungsverhaltens (anonymisiert oder pseudonymisiert)
• Missbrauchs- und Betrugsverhinderung
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

Eine Weitergabe erfolgt nur in folgenden Fällen:

• Zahlungsabwicklung: Stripe Inc. verarbeitet Zahlungsdaten gemäss deren eigener Datenschutzerklärung (stripe.com/privacy).
• KI-Verarbeitung: Anthropic Inc. (San Francisco, USA) verarbeitet (a) den Text hochgeladener Lebensläufe (CV-Match, Skill-First-CV), (b) Firmendaten und CV-Attribute zur Generierung personalisierter Anschreiben sowie (c) Firmendaten und Freelancer-Profil zur Erstellung von Akquise-Dossiers. Das PDF wird nicht an Anthropic übermittelt oder dort gespeichert. Die Übermittlung erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung bzw. aktiver Anforderung des Nutzers.
• Newsletter-Versand: Buttondown LLC (USA) verarbeitet E-Mail-Adressen von Newsletter-Abonnenten zum Zweck des E-Mail-Versands. Die Weitergabe erfolgt nur mit ausdrücklicher Einwilligung. Abmeldung jederzeit möglich.
• Datenbank und Authentifizierung: Supabase Inc. (USA) betreibt die Datenbank und den Authentifizierungsdienst. Die Daten werden in der EU (Stockholm, Schweden) gespeichert. Gespeichert werden Kontodaten, Firmendaten, Pipeline-Informationen und CV-Attribute.
• Hosting: Der Applikations-Server wird bei Infomaniak Network SA (Genf, Schweiz) betrieben.
• Partner-Services: Bei Klick auf einen Partner-Link wird der Nutzer zur Website des jeweiligen Anbieters weitergeleitet.
• Behörden: Bei gesetzlicher Verpflichtung.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

Daten können an Dienstleister ausserhalb der Schweiz übermittelt werden. Dies betrifft insbesondere:

• Stripe Inc. (USA): Zahlungsabwicklung
• Anthropic Inc. (USA): KI-Analyse von Lebensläufen (CV-Match, Skill-First-CV), Generierung von Anschreiben und Akquise-Dossiers, jeweils nur mit ausdrücklicher Einwilligung bzw. aktiver Anforderung des Nutzers
• Buttondown LLC (USA): Newsletter-Versand, nur mit ausdrücklicher Einwilligung
• Supabase Inc. (USA, Datenspeicherung in der EU/Stockholm): Datenbank und Authentifizierung

Solche Übermittlungen erfolgen unter Beachtung der Voraussetzungen von Art. 16 f. DSG, insbesondere auf Basis angemessener Garantien oder der Einwilligung des Nutzers.

• Kontodaten: bis zu 30 Tage nach Kontoauflösung
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: 10 Jahre (Schweizer Buchführungsrecht, OR Art. 958f)
• Log-Daten: maximal 90 Tage, danach anonymisiert oder gelöscht
• E-Mail-Kommunikation: bis zu 3 Jahre nach letztem Kontakt
• Lebenslauf (CV-Match, Skill-First-CV): Das PDF wird nicht gespeichert. Abgeleitete Attribute (Branchen, Skills, CV-Varianten) werden bis zur Löschung des Kontos oder auf ausdrücklichen Wunsch des Nutzers jederzeit gelöscht.
• Akquise-Dossiers: Gespeichert bis zur Löschung durch den Nutzer oder Kontoauflösung.
• Newsletter-Abonnement (Buttondown): E-Mail-Adresse bleibt bis zur Abmeldung gespeichert. Nach Abmeldung sofortige Löschung bei Buttondown.

HireAhead verwendet technisch notwendige Cookies zur Aufrechterhaltung der Nutzersitzung. Es werden keine Werbe- oder Cross-Site-Tracking-Technologien verwendet.

Webanalyse (Umami):

Zur Verbesserung unseres Angebots setzen wir Umami ein, eine datenschutzfreundliche, selbst gehostete Webanalyse-Lösung. Umami verwendet keine Cookies, speichert keine personenbezogenen Daten und erstellt keine geräteübergreifenden Profile. Erfasst werden ausschliesslich anonymisierte Nutzungsdaten wie Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunftsland und verwendetes Gerät. Die Daten werden auf unserem eigenen Server in der Schweiz (Infomaniak, Genf) verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Sie haben gemäss dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 25 DSG)
• Recht auf Berichtigung (Art. 32 Abs. 1 DSG)
• Recht auf Löschung (Art. 32 Abs. 2 lit. c DSG)
• Recht auf Datenherausgabe oder -übertragung (Art. 28 DSG)
• Widerspruchsrecht gegen Datenbearbeitungen
• Widerruf erteilter Einwilligungen

Zur Ausübung Ihrer Rechte: info@hireahead.ch - wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Sie haben das Recht, Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen.

• Verschlüsselte Übertragung via TLS/HTTPS
• Passwörter als gehashte Werte gespeichert (kein Klartextzugriff)
• Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen
• Applikations-Server in der Schweiz (Infomaniak, Genf)

Bei wesentlichen Änderungen wird der Nutzer per E-Mail informiert. Die aktuelle Version ist jederzeit unter hireahead.ch/datenschutz abrufbar.